La importancia de un Business Case

Autor: Norberto Figuerola (PMP)

Uno de los mayores inconvenientes en la implementación de un PPM es el de priorizar los proyectos dentro de la cartera, dado que resulta muy difícil y tedioso comparar los diferentes tipos de proyectos. Cómo se puede comparar fácilmente los proyectos en el Departamento de Finanzas con los de las Ventas, Producción, Recursos Humanos y los departamentos de IT? Todos tienen una cierta ventaja pero no es fácil saber cuáles son los más valiosos y cuáles son los que están más alineados estratégicamente.

Una de las maneras que se utiliza para esta comparación es exigir que cada proyecto se describa y justifique utilizando un conjunto común de documentación. El documento clave es el caso de negocios o “Business Case”. En él se describen las razones y la justificación para el proyecto sobre la base de sus costos estimados, los riesgos y los beneficios futuros esperados y el valor que aportará al negocio. La persona que en última instancia va a patrocinar la iniciativa debería ser la persona responsable de armar el caso de negocio.

Los Casos de Negocios deben contener como mínimo la siguiente información:

Nombre del proyecto. Este debe ser un nombre significativo, corto y podría estar estandarizado para tipos similares de trabajo.

Descripción del proyecto. Esta es una breve descripción de lo que se propone, pero asegurándose que proporciona suficiente información para que otros puedan entender el objetivo que se persigue.

Los supuestos. Lista de las circunstancias o eventos que deben ocurrir para que el proyecto tenga éxito. Los supuestos son las cosas que se consideran como ciertas, aunque no son 100% hechos. Existe cierta incertidumbre, pero las razones empresariales hace que sea necesario asumir ciertas cosas con el propósito de planificación y definición.

Riesgos. Lista de las circunstancias o eventos que sería un gran impedimento para el éxito del proyecto. Los riesgos tienen una probabilidad de ocurrir y un impacto, pero no hay garantía de que se produzca. Los riesgos generalmente son vistos como cosas malas que tienen un impacto perjudicial sobre el proyecto, sin embargo dentro de esta categoría también se pueden colocar las oportunidades (riesgos de negocios).

Modelo financiero. Cada organización debe crear el modelo financiero común para todos los proyectos (ROI, EVA, VAN, TIR, Payback,etc.) Esto es muy importante si vamos a comparar los proyectos con el mismo criterio.

Beneficio de negocio estimado. Se debe tratar de determinar los beneficios tangibles e intangibles en términos del modelo financiero común. Algunos beneficios de negocios puede ser indirectos, pero los beneficios deben ser lo más tangibles posible para poder comparar favorablemente con otros proyectos.

Costo estimado. Proporcionar toda la estimación precisa del costo y cómo fue conformado. Cada departamento puede establecer una norma para el nivel de precisión que se requiere. Para el caso de negocios, puede tomarse el “costo estimado” con un rango del +35% -50%.

Alineación. Validar la alineación mediante la especificación de cómo este trabajo contribuye y se alinea con los objetivos, metas y estrategias del departamento. La organización debe tener un modelo pre-definido y un régimen común de evaluación para la alineación de manera que pueda compararse los proyectos con eficacia.

Es el proyecto requerido? Especificar si el trabajo es esencial. Algunos trabajos pueden ser requeridos por razones legales o reglamentarias, incluso si no está alineados y no tiene beneficio empresarial obvio.

Estudio de Factibilidad. Analizar la factibilidad del proyecto no sólo en términos económicos como se vió en el modelo sino desde el punto de vista técnico, organizacional, de recursos, legal, etc.

Urgencia. Describir el calendario necesario del proyecto. Algunos proyectos que empezar en un plazo determinado. Algunos proyectos debe ser completados en un plazo determinado. Otros proyectos se pueden ejecutar en cualquier momento.

Consecuencias de no realizar el proyecto este año. Describir cuáles son las consecuencias de no realizar el trabajo. En muchos casos, esto es tan importante saberlo, como el beneficio empresarial y la alineación.

Puede parecer que la elaboración de un Caso de Negocio es mucho trabajo. De hecho, podría ser. Sin embargo, el caso de negocios se utiliza para determinar los proyectos que recibirán financiación y los que no. Y además si tenemos implementado ya el PPM se tomará como filtro para decidir si pasa o no. Por lo tanto, es importante tomarse la cantidad adecuada de tiempo para armar el caso y si no se hace un buen trabajo con este documento, el proyecto no podrá compararse favorablemente con otros dentro de la cartera.

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