Claves para Reportes y Comunicaciones Efectivas

Autor: Norberto Figuerola

 

Independientemente del tipo de proyecto, equipo del proyecto o sponsor, en algún momento los gerentes de proyectos necesistan informar sobre el estado del mismo. Las revisiones frecuentes de estado del proyecto, son un componente crítico en el ámbito de las comunicaciones, y ayudan a evitar sorpresas desagradables.

Aquí presentamos algunas claves para ayudar a que funcionen mejor sus revisiones del estado de proyectos (aunque la noticia que tenga que dar no sea tan buena):

1. El momento de hacer la presentación de informe es a menudo tan importante como lo que hay que informar: Trate de encontrar el momento que sea más oportuno y conveniente para las partes interesadas. Por supuesto, es difícil encontrar el momento perfecto para todos, pero se debería tratar de programar la fecha que sea más conveniente para la mayor cantidad de interesados como sea posible.

2. Asegúrese de que la información es exacta y confiable antes de la reunión: No hay nada peor que presentarse a una reunión y descubrir que una de las piezas clave de información es incorrecta o está fuera de fecha. Esto sencillamente se resuelve con una rápida doble comprobación unos minutos antes de hora de la reunión.

3. Presente su información en el medio adecuado: Algunos interesados se conforman con simples hojas de cálculo y una lista de puntos, pero otros podrían querer ver una presentación detallada de PowerPoint. Debemos comprender a la audiencia y utilizar el medio adecuado para la presentación.

4. “No sé” no es una buena respuesta en una reunión de estado: Si no cuenta con todos los detalles de la presentación, algo que puede ocurrir, simplemente asegúrese de tener a mano a alguien que pueda ayudarlo con esos detalles. La única cosa peor que admitir que no se sabe la respuesta, es inventarla.

5. Asegúrese de que la información que se presenta es relevante para su audiencia: Conozca a quién se le está efectuando la presentación, y asegúrese de que lo que se transmite es relevante para ellos. Algunos interesados quieren entrar en la maleza y cavar a través de los detalles, mientras que otros no lo hacen. Asegúrese de que tiene la presentación adecuada para la audiencia correcta.

 

Este ultimo punto es muy importante y podría resumirse también como la información correcta a la audiencia correcta. Esto se consigue si se efectuó un buen Plan de Comunicaciones al comienzo del proyecto o se tuvo la precaución de ir actualizándolo en la medida que el proyecto fue avanzando y surgieron algunos cambios de interesados.

“Los reportes no son comunicación” (Peter Taylor). Se debe admitir que en estos días los altos ejecutivos no tienen tiempo para leer informes muy precisos y detallados, simplemente porque están muy ocupados para tomar un tipo de análisis muy profundo.

Los informes precisos y detallados son importantes, pero para algunos ejecutivos es más valioso solo una vista de 10.000 metros de altura, porque eso, es todo el tiempo que normalmente disponen. Recuerde en este caso lo importante que es el discurso del ascensor (“elevator pitch”) que representa un diálogo para explicar en forma breve (lo que tarda un viaje de ascensor) todo sobre un negocio o proyecto a quienes les interesa estar al tanto del tema (empresarios, sponsor, inversionistas, clientes, etc.)

Por ejemplo, supóngase que tiene que hacer una presentación en un congreso. Algunas horas antes entra en un ascensor y se encuentra con un desconocido que al ver su tarjeta de identificación, reconoce que es un expositor. De repente pregunta de qué va su conferencia y por qué debería ir. Dispone de pocos segundos hasta que uno de los dos llegue a la planta del edificio deseada. Todo lo que diga como respuesta forma parte del discurso del ascensor. No puede ser improvisado, es necesario que lo sepa de antemano y lo tenga estudiado y ensayado. El discurso del ascensor debe contener la esencia de lo que quiere explicar, la idea principal. Debe enfocarse para resolver algún problema que tenga la audiencia y qué beneficio se llevarán. A continuación un video sobre cómo preparar su “elevator speech” (en inglés):

Retomando nuevamente el tema de las presentaciones, y teniendo en cuenta la importancia de lo breve y enfocadas que deben ser estas, aquí hay otras sugerencias:

1. Separar las comunicaciones Pull y Push. Hacer que el detalle sobre algún reporte esté disponible en algún lugar donde las personas que lo necesiten lo puede recuperar fácilmente (pull). Cualquier cosa que usted envíe (push) debe centrarse en los aspectos más destacados y la información que requiere acción.

2. Separar historia del futuro. Informar sobre lo que sucedió la semana pasada no tiene ningún valor a menos que contenga información que pueda influir en las decisiones futuras. Los datos históricos son importantes para los contadores, pero los líderes empresariales, de proyecto, o miembros del equipo necesitan información con visión de futuro y centrada en puntos de acción.

3. Focalizarse en las necesidades de los receptores. Es importante dar al público la información que necesitan para lograr el éxito del proyecto. Todos en el equipo del proyecto no necesita la misma información, miembros del equipo necesitan saber qué trabajo queda por hacer en la próxima semana, los gerentes necesitan conocer sobre lo que tienen que tomar decisiones.

La comunicación exitosa requiere de un esfuerzo, y para garantizar la finalización con éxito de cualquier proyecto, es necesario enfocar los esfuerzos de comunicación hacia los actores más importantes que influirán en el éxito del proyecto.

Lo invitamos a que vea además nuestra presenación “10 consejos para reuniones más efectivas” en nuestro Blog.

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